Europa Assistent*in

Andere Bezeichnung(en): Europa Sekretär*in, European Executive Secretary

Berufsbeschreibung

Europa Assistent*innen sind in Unternehmen beschäftigt, die Handelsgeschäfte innerhalb der EU betreiben. Darüber hinaus arbeiten sie im öffentlichen Dienst für diverse Institutionen und Organisationen der Europäischen Union.

Europa Assistent*innen verbinden umfassende Sprachkenntnisse (zwei bis drei EU-Sprachen) mit kaufmännischem Wissen: Sie wickeln den fremdsprachigen Telefon- und Schriftverkehr ab, bearbeiten fremdsprachige Dokumente und führen diverse Büro- und Verwaltungsaufgaben durch. Ihre Tätigkeit ist mit der von Fremdsprachensekretär*innen vergleichbar.

Europa Assistent*innen arbeiten in Unternehmen (z. B. Handels- und Produktionsbetriebe), die innerhalb der Europäischen Union (EU) oder darüber hinaus in anderen europäischen Ländern tätig sind. Weiters arbeiten sie im öffentlichen Dienst, z. B. für Behörden, Ämter und Ministerien. Die Beherrschung von mehreren Sprachen (in der Regel zwei bis drei EU-Sprachen) ist Voraussetzung in diesem Beruf.

Die Hauptaufgabe der Europa Assistent*innen besteht in der Entlastung und Unterstützung des Managements. Sie führen den fremdsprachigen Telefon- und Schriftverkehr, planen Dienstreisen und Meetings ihrer Vorgesetzten und erstellen Protokolle bei Gesprächen und Verhandlungen. Sie führen Terminkalender und erledigen diverse Büro- und Verwaltungsaufgaben. Mittels E-Mail und Internet (elektronische Kalender, Memos, Notes) planen und organisieren sie ihre Tätigkeiten und Aufgaben.

Europa Assistent*innen benutzen moderne Informations- und Kommunikationsmitteln, wie sie in Sekretariaten üblich sind (Telefon, Mobiltelefon, Internet, E-Mail, Internet- und Videotelefonie). Sie arbeiten an Computer-Arbeitsplätzen und verwenden die übliche Bürosoftware und diverse Bürogeräte und -materialien.

Europa Assistent*innen arbeiten vorwiegend in Büros und Konferenzräumen von Handels-, Dienstleistungs- und Industriebetrieben oder Verwaltungseinrichtungen. Je nach Aufgabenbereich stehen sie in Kontakt mit den Mitarbeiter*innen von Handelsbetrieben im Ausland bzw. mit Mitarbeiter*innen von Behörden. Sie arbeiten mit Führungskräften - ihren unmittelbaren Vorgesetzten - und anderen Büromitarbeiter*innen zusammen (siehe z. B. Fremdsprachensekretär*in, Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf) oder Sachbearbeiter*in).

Europa Assistent*innen arbeiten hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten ihres Betriebes. In manchen Teams begleiten sie Teammitglieder und Managerinnen auch auf Auslandsdienstreisen. In diesem Fall sind eine gewisse Mobilität und Reisebereitschaft erforderlich.

  • allgemeine Sekretariatsarbeiten durchführen
  • fremdsprachige  Korrespondenz abwickeln
  • Telefonate in Fremdsprachen führen
  • mit Vorgesetzten zusammenarbeiten
  • Dienstreisen planen und organisieren
  • die/den Vorgesetzte/n während deren/dessen Abwesenheit vertreten
  • Dolmetschertätigkeiten übernehmen
  • Konferenzen und Besprechungen planen und organisieren
  • für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz bzw. Besprechung sorgen
  • Besprechungsprotokolle erstellen
  • Betriebsbücher und Dokumentationen führen
  • Beschäftigungsmöglichkeiten finden Europa Assistent*innen in allen Bereichen bzw. Betrieben der Wirtschaft und  Verwaltung (Gewerbe, Industrie, Handel, Produktion, Dienstleitungen, öffentlicher Dienst), welche innerhalb der Europäischen Union bzw. darüber hinaus in europäische Ländern tätig sind.

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration Diplomatie Public Relations (PR) Vorstand