Fremdsprachenkorrespondent*in

Berufsbeschreibung

Fremdsprachenkorrespondent*innen arbeiten bei international tätigen Unternehmen und Organisationen. Sie beherrschen mindestens zwei Fremdsprachen in Wort und Schrift in denen sie den betrieblichen Schrift- und Telefonverkehr durchführen. Sie verfassen Geschäftsbriefe, Rundschreiben,  Newsletter etc. und stellen fremdsprachige Dokumente aus, oder übersetzen fremdsprachige Dokumente ins Deutsche.

Darüber hinaus begleiten sie ihre Vorgesetzten auf Dienstreisen ins Ausland und übersetzten und/oder protokollieren bei Meetings und Besprechungen. Fremdsprachenkorrespondent*innen arbeiten in Büroräumen an Computerarbeitsplätzen mit Mitarbeiter*innen der verschiedenen Abteilungen zusammen. Sie kommunizieren persönlich, telefonisch und schriftlich mit Kund*innen und Geschäftspartner*innen im In- und Ausland.

Fremdsprachenkorrespondent*innen beherrschen mindestens zwei Fremdsprachen in Wort und Schrift. Je nach Unternehmen oder Organisation, für die sie arbeiten, sind dies neben Englisch z. B. Französisch, Spanisch, Russisch, Arabisch oder Chinesisch. Dazu kennen sie insbesondere die branchenspezifischen Fachbegriffe.

Sie wickeln die fremdsprachige Geschäftskorrespondenz (E-Mail-, Schrift- und Telefonverkehr) ab und übersetzen fremdsprachige Dokumente ins Deutsche. Sie verfassen fremdsprachige Antwortbriefe nach Diktat oder Stichworten, bearbeiten fremdsprachige Formulare oder stellen fremdsprachige Dokumente wie z. B. Frachtbriefe und Rechnung aus. Sie übersetzen Verträge, Ausschreibungen, Geschäftsberichte und Protokolle sowie Texte für  Marketing,  Werbung und PR (Broschüren,  Newsletter, Prospekte, Info-Materialien und dergleichen).

Bei Besprechungen, Verhandlungen und Meetings führen Fremdsprachenkorrespondent*innen  Protokoll oder übersetzen simultan. Weiters sind sie für die Betreuung von ausländischen Gästen und Geschäftspartnern, die das Unternehmen besuchen, zuständig.
Sie nehmen an Videokonferenzen teil und begleiten Vorgesetzte und Teams auf Dienstreisen ins Ausland. Sie kennen die kulturellen Gepflogenheiten der jeweiligen Länder und Regionen der Geschäftspartner und achten darauf, dass diese bei Geschäftstreffen und Verhandlungen eingehalten werden. Außerdem verfassen sie Berichte und Protokolle über den Verlauf von Verhandlungen und bereiten Vertragsabschlüsse vor.

Fremdsprachenkorrespondent*innen arbeiten mit Computer, Laptops und facheinschlägigen Softwareprogrammen (Office-Programme, Übersetzungsprogramme und -plattformen). Sie bedienen Peripheriegeräte wie Drucker, Kopierer und  Scanner sowie Bürokommunikationsgeräte (Telefone, Mobiltelefone, Diktiergeräte, Sprechanlagen). Sie arbeiten mit Wörterbüchern, Fremdwörterbücher und Fachlexika (digital und gedruckt) und führen Betriebsbücher, Datenbanken, Listen und Journale.

Fremdsprachenkorrespondent*innen arbeiten großteils in Büroräumen, die mit modernen Informations- und Kommunikationsmitteln ausgestattetet sind, an Computerarbeitsplätzen, aber oft auch in Besprechungs- und Konferenzräumen. Sie arbeiten mit anderen Bürokräften und Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Abteilungen ihres Unternehmen zusammen. Sie kommunizieren persönlich, telefonisch und schriftlich mit Kund*innen und Geschäftspartner*innen im In- und Ausland.

Fremdsprachenkorrespondent*innen arbeiten hauptsächlich während der betriebsüblichen Bürozeiten, sind teilweise aber auch auf Dienstreisen international tätig. Sie sollten daher mobil und reisebereit sein.

  • fremdsprachigen E-Mail-, Schrift- und Telefonverkehr durchführen
  • fremdsprachige  Korrespondenz ins Deutsche übersetzen
  • Routinekorrespondenz selbstständig erledigen
  • Diktate und Protokolle aufnehmen
  • Verträge, Ausschreibungen, Geschäftsberichte etc. übersetzen
  • Texte für  Marketing, PR und  Werbung übersetzen
  • fremdsprachige Formulare und Vordrucke bearbeiten, fremdsprachige Dokumente ausstellen
  • bei Meetings und Geschäftstreffen simultan übersetzen
  • mit ausländischen Geschäftspartner*innen verhandeln, Angebote unterbreiten, Verträge vorbereiten
  • an fremdsprachigen Telefon- und Videokonferenzen teilnehmen
  • Vorgesetzte und Teams auf Dienstreisen begleiten, ausländische Gäste betreuen
  • Betriebsbücher, Datenbanken, Dokumentationen führen
  • international tätige Unternehmen und Organisationen
  • Banken, Versicherungen und andere Dienstleistungsbetriebe
  • Ämter, Behörden, Ministerien