Personalverrechner*in

Andere Bezeichnung(en): Lohn- und Gehaltsverrechner*in, Lohnverrechner*in, Lohnbuchhalter*in, Personalreferent*in

Berufsbeschreibung

Personalverrechner*innen berechnen und verrechnen die Löhne und Gehälter sowie Sozialversicherungs- und Lohnabgaben für die Mitarbeiter*innen eines Unternehmens. Die Lohnabrechnung erfolgt auf kollektivvertraglicher Basis, auf Basis von Betriebsvereinbarungen oder individuellen Vereinbarungen. Sie führen Buch über Krankenstände und Urlaubszeiten, Dienstreisen und Überstunden und berechnen aufgrund dieser Aufzeichnungen die monatlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen. Weiters rechnen sie die Abgaben mit der Krankenkasse (Sozialversicherung) und dem Finanzamt (Lohnsteuer und Lohnnebenkosten) ab.

Personalverrechner*innen arbeiten in Unternehmen aller Wirtschaftszweige und Branchen, im Bereich der öffentlichen  Verwaltung, bei Verbänden und Organisationen. Häufig sind sie auch bei Wirtschaftstreuhand- und Steuerberatungskanzleien beschäftigt. Sie arbeiten eigenständig oder im Team mit Fachkräften aus dem Personalwesen und der Buchhaltung.

Personalverrechner*innen führen Lohnkonten und erstellen und verbuchen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen aller Mitarbeiter*innen (Arbeiter*innen, Angestellte, freie Dienstnehmer*innen) eines Betriebes. Sie verwalten Dienstverträge, Werkverträge und andere Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen. Bei Löhnen und Gehältern berechnen sie den Betrag aufgrund der geleisteten Arbeitszeiten, wobei sie Überstunden, Krankenstände, Urlaube, Dienstreisen etc. berücksichtigen. Ausgehend vom Bruttoeinkommen berechnen sie Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Dienstgeberabgaben und diverse Zuschläge oder Abschläge, melden die Abgaben an die zuständigen Behörden und veranlassen die fristgerechte Einzahlung der Abgabenschuld. Sie ermitteln den Nettobetrag/das Nettoeinkommen der Mitarbeiter*innen und überweisen den Auszahlungsbetrag auf deren Bankkonten.

Personalverrechner*innen die bei Wirtschaftstreuhand- oder Steuerberatungskanzleien beschäftigt sind, müssen die monatlichen Abrechnungen und Lohnzettel rechtzeitig an die Auftraggeber*innen übermitteln, damit diese die Überweisungen der Löhne/Gehälter und der Abgaben vornehmen können.

Personalverrechner*innen verfügen über fundierte Kenntnisse in Arbeits-, Tarif-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht und halten sich über gesetzliche Änderungen ständig auf dem Laufenden. Je nach Größe des Unternehmens beraten Personalverrechner*innen die Mitarbeiter*innen in arbeitsrechtlichen, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen und wirken auch bei der Erstellung der Geschäftsberichte und Bilanzen mit. Dabei stehen sie in Kontakt mit dem Management, mit Kolleg*innen aus der Finanzbuchhaltung und mit Steuerberater*innen. Bei abgabenrechtlichen Prüfungen durch das Finanzamt oder die Sozialversicherungsanstalten stellen sie alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung, erläutern diese und besprechen Unklarheiten.

Personalverrechner*innen arbeiten mit Computer, Laptops und speziellen, betrieblichen Software-Programmen (Buchhaltungs-, Personalverrechnungs- und Kostenrechnungsprogrammen, Online-Banking, Zeiterfassungssoftware). Sie hantieren mit Formularen und Belegen, Rechnungen, Überweisungsformulare usw. und führen (elektronische) Ablagesysteme mit Lohnkonten, Betriebsbüchern, Dienst- und Werkverträgen, Personallisten und Journalen. Sie kontrollieren Zeiterfassungssysteme wie z. B. (elektronische) Stech- und Stempeluhren und Zeiterfassungsprogramme. Außerdem hantieren sie mit verschiedenen Büro- und Kommunikationsgeräten wie z. B. Rechenmaschinen, Telefon, Kopierer, Drucker,  Scanner und dergleichen und lesen und verwenden Fachliteratur, (arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche) Gesetzestexte und betriebsinterne Vorschriften (Betriebsvereinbarungen).

Personalverrechner*innen arbeiten vorwiegend in Büros aber auch in Besprechungs- und Konferenzräumen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit Kolleg*innen aus dem Finanz- und  Rechnungswesen und anderen Fachkräften aus dem Personalwesen und der  Verwaltung (siehe z. B.: Buchhalter*in, Sekretär*in, Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), Personalentwickler*in, HR-Manager*in (Human Resources Manager*in)). Sie stehen in Kontakt zu den Mitarbeiter*innen aus allen Bereichen des Betriebes, zu den Manager*innen und arbeiten eng mit Steuerberatungs- und Wirtschaftstreuhandkanzleien zusammen (siehe z. B. Steuerberater*in). Außerdem haben sie Kontakt zu Vertretern von Finanzbehörden und Sozialversicherungsanstalten.

Personalverrechner*innen arbeiten in der Regel zu den üblichen Büroöffnungszeiten. Besonders vor diversen Abrechnungsstichtagen (insb. Monatsende für Auszahlungen und Berechnungen der Abgaben, Bilanzstichtagen, Budgetstichtagen usw.) könne Mehrarbeitszeiten und Überstunden notwendig werden.

  • Lohnkonten, Personallisten, Werkverträge etc. führen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen vornehmen
  • konkrete Arbeitszeiten berechnen, Überstunden, Urlaube, Ausfallszeiten, Krankenstände etc. berücksichtigen
  • Zeiterfassungssysteme kontrollieren und abrechnen
  • Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge berechnen, Sonderzahlungen etc. berücksichtigen
  • Löhne und Gehälter anweisen
  • Dienst- und Werkverträge verwalten
  • Belege sammeln und kontrollieren
  • Dokumente, Betriebsbücher führen
  • Mitarbeiter*innen arbeits-, sozial- und steuerrechtlich informieren und beraten
  • mit Sozialversicherungsanstalten und Finanzämtern kommunizieren, bei Prüfungen mitarbeiten
  • bei der Erstellung von Bilanzen und Geschäftsberichte mitwirken
  • mit Personalmanager*innen und Personalentwickler*innen zusammenarbeiten
  • Unternehmen aller Wirtschaftszweige und Branchen
  • öffentliche Institutionen
  • Steuerberatungs- und Wirtschaftstreuhandkanzleien
  • als selbstständigeR Buchhalter*in und Personalverrechner*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Bilanz Break-Even-Point Cash-Flow Diversity Management ELDA Payroll Qualitätsmanagement Workflow-Management

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