Sekretär*in

Berufsbeschreibung

Sekretär*innen sind vor allem für kaufmännische, administrative und organisatorische Aufgaben zuständig. Sie schaffen - kurz gesagt - die Voraussetzungen dafür, dass ihre Vorgesetzten und die Mitarbeiter*innen eines Betriebes gute Arbeit leisten können: Sie bereiten Unterlagen vor, treffen Terminvereinbarungen, organisieren Besprechungen und fertigen Protokolle dieser Besprechungen an. Sekretär*innen erledigen den Schriftverkehr, nehmen Telefonate entgegen, empfangen und betreuen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen und führen alle täglichen Arbeiten im Büro durch.

Sekretär*innen arbeiten in Büros und Sekretariaten in allen Bereichen der Wirtschaft und  Verwaltung im Team mit Führungskräften (Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) und mit Berufskolleg*innen der verschiedenen betrieblichen Abteilungen.

Sekretär*innen erledigen den anfallenden Schriftverkehr, bearbeiten Geschäftsunterlagen, treffen Terminvereinbarungen für ihre Vorgesetzten und führen den Terminkalender. Sie erstellen einfache Statistiken, ordnen die eingehende Post nach Dringlichkeit und Aufgabenbereich und beantworten diese nach Diktat oder Phonodiktat. Routineschreiben erledigen sie selbstständig. Sie legen die verschiedenen Geschäftsunterlagen nach einem (elektronischen) Ordnungssystem ab und sorgen dafür, dass diese jederzeit zur Einsichtnahme verfügbar sind. Darüber hinaus nehmen sie Telefongespräche entgegen, fertigen darüber Notizen an und leiten diese weiter.

Bei betriebsinternen Besprechungen oder geschäftlichen Verhandlungen führen sie  Protokoll. Sekretär*innen empfangen und betreuen Besucher und nehmen bei größeren Einladungen die Pflichten des Gastgebers/der Gastgeberin wahr. Im Auftrag des/der Vorgesetzten führen sie Gespräche mit Geschäftspartner*innen und treffen mit diesen Vereinbarungen. Sie leiten Aufträge des/der Vorgesetzten an Kolleg*innen und Abteilungen weiter und sind daher ein wichtiger Kommunikationsknotenpunkt für Mitarbeiter*innen, Vorgesetzte und Kund*innen. Weiters bereiten sie Sitzungen, Tagungen und Dienstreisen vor und nach.

Sekretär*innen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, digitale Karteien und Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen und Schriftstücken und führen Listen, Protokollen, digitale Terminkalender. Sie bedienen Computer und Internet sowie verschiedene Bürokommunikationsgeräte wie z. B. Telefone, Kopiergeräte, Drucker und  Scanner, aber auch Frankiermaschinen und Telefon- und Gegensprechanlagen. Sie führen Ordner, Listen, Protokolle, digitale Terminkalender, Datenbanken und benutzen diverses Büromaterial. Zur Kommunikation setzten sie neben den üblichen Kommunikationsformen und -tools auch Video- und Web-Chats und Internettelefonie ein.

Sekretär*innen arbeiten in Büros und Besprechungsräumen unterschiedlicher öffentlicher und privater Organisationen und Unternehmen. Sie arbeiten eng mit Führungskräften ( Manager*innen, Abteilungsleiter*innen usw.) zusammen und sind in allen Bereichen der Wirtschaft und  Verwaltung beschäftigt. Sekretär*innen arbeiten alleine oder in Teams mit anderen Bürokräften und weiteren Mitarbeiter*innen der verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zusammen. Häufig haben sie auch Kund*innenkontakt.

Die Arbeitszeiten von Sekretär*innen richten sich grundsätzlich nach den üblichen Büroöffnungszeiten. Speziell wenn fixe Abgabetermine für Arbeiten (z. B. Protokolle zu Besprechungen, Geschäftsberichte, Jahresabschlüsse, Korrekturarbeiten für Schriftstücke) eingehalten werden müssen oder vor größeren Veranstaltungen, können auch Mehrarbeit und Überstunden anfallen. Im Bürobereich ist auch Teilzeitarbeit relativ verbreitet.

  • Büroorganisation: Ablage- und Ordnungssysteme planen und organisieren
  • Sekretariatsarbeiten durchführen: ein- und ausgehende Post bearbeiten, Termine einteilen und koordinieren, Fristen überwachen usw.
  • interne Besprechungen und Besprechungen mit Geschäftspartner*innen vorbereiten und Termine koordinieren
  • Berichte über den Verlauf von Verhandlungen und Besprechungen schreiben (protokollieren)
  • Dienstreisen für ihre Vorgesetzten planen und organisieren
  • Schriftverkehr unter Anwendung der elektronischen Datenverarbeitung durchführen, Diktate aufnehmen
  • Bestellungen für allgemeine Büromaterialien durchführen, Bestände kontrollieren

Sekretär*innen sind in allen Bereichen der Wirtschaft und  Verwaltung (Gewerbe-, Industrie-, Handelsbetriebe, Produktions- und Dienstleistungsunternehmen, öffentlicher Dienst) beschäftigt.

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration Betriebliches Rechnungswesen Briefing Cash Management Doppelte Buchhaltung Einnahme-Ausgaben-Rechnung Protokoll

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