Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

English: Administration assistant

Berufsbeschreibung

Verwaltungsassistentinnen und -assistenten sind hauptsächlich im Administrationsbereich von Behörden und anderen öffentlichen Institutionen tätig. Zu ihren Aufgaben gehören die Erledigung des Posteingangs und -ausgangs, die Erstellung von Schriftstücken (z. B. Briefe, E-Mails, Protokolle) sowie die Betreuung von Kundinnen und Kunden. Auch das betriebliche  Rechnungswesen (z. B. Kalkulation, Buchhaltung) kann Teil ihres Aufgabenbereichs sein. Sie arbeiten gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzten. In öffentlichen Institutionen (z. B. Ämtern und Behörden) haben sie direkten Kundenkontakt ( Parteienverkehr).

Der Hauptaufgabenbereich von Verwaltungsassistentinnen und -assistenten ist die Abwicklung der täglichen Büroarbeiten in ihrer jeweiligen Abteilung. Dazu gehörten z. B. Schrift- und Telefonverkehr, Posteingang und Postausgang inklusive Ablage (insbesondere elektronisch), Wartung und Aktualisierung von Datenbeständen in Datenbanken und mitunter auch Zahlungsverkehr. Sie koordinieren Termine, Besprechungen und Sitzungen und organisieren sie Veranstaltungen und Dienstreisen sowie deren Abrechnung. Bei all ihren Arbeiten bedienen sich Verwaltungsassistent*innen moderner Bürokommunikationstechniken.

Verwaltungsassistentinnen und -assistenten kümmern sich um den Einkauf von Büromaterial und Büroeinrichtungen, indem sie Angebote einholen, sie untereinander vergleichen und nach den günstigsten Einkaufskonditionen, Liefer- und Zahlungsbedingungen entscheiden.

Sie arbeiten auch in der Buchhaltung und in der Lohn- und Gehaltsverrechnung mit. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich ist die Betreuung und Information von Besucher*innen oder Kundinnen/Kunden (z. B. Auskunftserteilung über das Leistungsangebot, die Behandlung von Beschwerden). Fremdsprachenkenntnisse sind heute in diesem Beruf unerlässlich.

Verwaltungsassistent*innen arbeiten in Büros an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie führen Akten, computergestützte Datenbanken und Statistiken, arbeiten mit Postsendungen, Schriftstücken, Listen, Protokollen, Terminkalendern und Bürogegenständen und verwenden unterschiedlichste (elektronische) Formulare. Sie bedienen Computer, Laptops, Kopierer,  Scanner und andere Bürogeräte und verwenden für die Kommunikation die verschiedenen Kommunikationsformen wie z. B. Telefone, Mobiltelefon, E-Mail, Internet- und Videotelefonie.

Verwaltungsassistent*innen arbeiten in Büro- und Kanzleiräumen hauptsächlich öffentlicher Institutionen. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleginnen/-kollegen und Vorgesetzten, aber auch mit Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen (siehe z. B. Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf), Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), Amtsgehilfe / Amtsgehilfin, Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin). Häufig haben Verwaltungsassistent*innen auch Kundenkontakt.

Verwaltungsassistentinnen und -assistenten arbeiten hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten ihrer Arbeitgeber und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig.

  • Verwaltungsassistenz - Zusammenarbeit mit Verwaltungsfachbeamten/Verwaltungsfachbeamtinnen
  • allgemeine Verwaltungsarbeiten eigenständig durchführen
  • Texte, Daten- und Informationsmaterial verfassen, bearbeiten und registrieren
  • Bestände (Büroausstattung, Büromaterial usw.) beschaffen und führen
  • Statistiken, Karteien, Datenbanken anlegen und führen
  • Korrespondenz durchführen; E-Mails, Briefe verfassen oder nach Notizen und Vorgaben schreiben
  • IT und betriebliche Softwareprogramme anwenden
  • Arbeiten in der Buchführung und im Zahlungsverkehr durchführen
  • Termine für Vorgesetzte einteilen und koordinieren
  • Besprechungen, Sitzungen und Dienstreisen für Vorgesetzte vor- und nachbereiten
  • Parteienverkehr durchführen, Klientinnen/Klienten (Parteien) anmelden, informieren und betreuen
  • Öffentlicher Dienst (Verwaltungskörperschaften des Bundes, der Länder und der Gemeinden, z. B. Ministerien, Bezirksämter)
  • Öffentliche Institutionen wie z. B. Sozialversicherungen, Verbände, Einrichtungen des Gesundheitswesens, Finanzämter, Gerichte
  • Universitäten, Fachhochschulen und Schulen
  • mitunter auch Büros und Kanzleien freier Berufe (Hausverwaltungen, Rechtsanwalts-, Notariats-, Steuerberatungskanzleien, Wirtschaftstreuhänder*innen, Architekt*innen, Ziviltechniker*innen)

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration E-Government ELDA Etat Kanzlei Verwaltung

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